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Um sumário é a lista das seções de um documento, na ordem em que elas aparecem e com a página de cada uma. Ele existe para que o leitor encontre o que procura sem precisar ler o que não procura.
Essa definição vale para o trabalho de conclusão de curso e vale para o relatório que você entrega na segunda-feira. O que muda entre os dois é a norma que rege cada um, não a função.
Quem escreve costuma tratar o sumário como a última tarefa, aquela que se faz com pressa depois que o texto acabou. É o contrário: o sumário é a primeira coisa que o leitor lê para decidir se lê o resto. Ele é a vitrine do documento.
Importância do sumário
Documentos longos raramente são lidos do começo ao fim. No meio acadêmico, o leitor procura a metodologia ou vai direto aos resultados.
No trabalho acontece o mesmo: o diretor que recebe um relatório de 40 páginas quer a recomendação, não o levantamento que levou até ela.
O sumário é o que torna essa leitura possível. Sem ele, o leitor rola a tela procurando, não acha, e decide que o documento é confuso. A culpa raramente é do conteúdo.
Segundo a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), o sumário é "a enumeração das divisões, seções e outras partes de uma publicação, na mesma ordem e grafia em que a matéria nele se sucede".
Em outras palavras: o sumário orienta o leitor a localizar o que ele quer.
Sumário segundo as normas da ABNT
E por falar em ABNT, é claro que as regras para a formatação de um sumário seguem suas normas (salvo algumas mudanças que cada instituição pode fazer, então fique sempre atento às normas específicas).
Antes de entrarmos nessa questão, é preciso saber que dentro de um texto temos três tipos de elementos: os pré-textuais (contracapa, folha de aprovação, resumo, abstract e o próprio sumário, além de outros elementos não obrigatórios); os elementos textuais (introdução, desenvolvimento e conclusão); e os pós-textuais (referências, glossário, apêndice, anexos e índice).
Segundo as normas da ABNT, o sumário é o último elemento pré-textual, sendo assim, os outros elementos pré-textuais não devem ser citados. Além disso, o sumário também deve seguir as seguintes normas:
a palavra “sumário” deve ser centralizada e ter a mesma tipologia da fonte utilizada para as seções primárias;
a subordinação dos itens do sumário deve ser destacada com a mesma apresentação tipográfica utilizada no texto;
todos os elementos do sumário devem estar alinhados à esquerda.
Claro que essas são dicas gerais para você produzir seu sumário, mas para conferir todas as informações é só acessar o site da própria ABNT.
E quando o documento não é acadêmico?
Relatório, proposta comercial e parecer não seguem a ABNT. Isso não significa que valha tudo: significa que a régua deixa de ser uma norma escrita e passa a ser a expectativa de quem lê.
Três coisas mudam na prática.
A numeração fica mais rasa. Documento de trabalho raramente precisa de 4.2.1.3. Dois níveis costumam bastar, e o terceiro só entra quando existe mesmo uma subdivisão que o leitor vai procurar.
O sumário vira link. Documento profissional circula em PDF ou em arquivo compartilhado, e o leitor espera clicar no item e ir para a seção. Sumário sem link, num arquivo digital, é uma lista decorativa.
Os títulos precisam dizer alguma coisa. "Considerações" e "Análise" não ajudam ninguém a decidir se lê. "O que recomendamos e por quê" ajuda. Numa proposta de 20 páginas, o sumário é onde o cliente decide se lê a metodologia ou pula direto para o investimento. Vale escrever esses títulos pensando nessa decisão.
Como formatar seu sumário?
A maioria (se não todos) dos trabalhos acadêmicos são feitos digitalmente em programas como o Word da Microsoft. Durante muito tempo, acreditem, o sumário de um trabalho acadêmico era feito de forma manual. Como assim? Com todo o texto pronto e revisado, o sumário era construído manualmente, digitando tópico por tópico do trabalho e colocando as páginas. Sei que para alguns essa era a única alternativa para fazer o sumário, e quem já tentou ou fez dessa forma seguindo as normas da ABNT, sabe a dor de cabeça que é.
Contudo, hoje em dia, os programas de edição de texto permitem fazer sumários automáticos em documentos. Com a ajuda desse recurso, o número da página e o título que foi dado por você para cada capítulo são inseridos e atualizados automaticamente após qualquer alteração no corpo do texto.
Outra facilidade desse recurso no Word é a possibilidade de já gerar um sumário segundo as normas da ABNT! Para maiores informações, acesse o próprio suporte da Microsoft, por onde é possível ver o passo a passo de como criar seu sumário automático pelo Microsoft Word — lembrando que outros aplicativos de edição também tem seu próprio suporte.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre sumário e índice?
O sumário lista as seções na ordem em que aparecem no documento. O índice lista termos em ordem alfabética e fica no fim. São documentos diferentes com funções diferentes, e a confusão entre os dois é comum porque em inglês o índice remissivo se chama "index".
O sumário entra na contagem de páginas?
Sim, o sumário é contado, mas a numeração impressa começa depois dele. Pela ABNT, todos os elementos que vêm antes contam para o total sem exibir o número na página.
Preciso de sumário num documento de cinco páginas?
Não. Sumário serve para navegar, e cinco páginas se navega rolando. A conta prática é: se o leitor vai querer pular para uma parte específica, o sumário se justifica.
Como faço um sumário automático?
Aplique os estilos de título do editor a cada seção e peça o sumário automático. O programa monta a lista e atualiza os números sempre que o texto muda. O passo a passo está no bloco sobre formatação, acima.
O que fazer quando cada instituição pede um formato?
A norma da instituição vence a norma geral. Confira o manual do seu curso ou da sua empresa antes de formatar, porque refazer um sumário pronto custa mais do que conferir antes.
Conclusão
Sumário bem feito não é capricho de formatação. É o que separa o documento que alguém lê do documento que alguém arquiva sem abrir. Vale o tempo que custa, e custa menos do que parece quando se usa o recurso automático desde o começo.
Se o problema não é só o sumário e sim a forma como o seu time escreve documento, é disso que trata o nosso Treinamento de Escrita Corporativa. Vamos juntos?