Controlar alterações: como revisar um documento a quatro mãos

Controlar alterações é o recurso do Word que registra cada edição feita num documento, com o nome de quem mexeu e a data. Nada é trocado em silêncio: o que saiu fica riscado, o que entrou fica sublinhado, e cada pessoa aparece numa cor.

Serve para qualquer texto que passa por mais de uma mão.

O capítulo que volta do orientador e o contrato que volta do jurídico têm o mesmo problema: sem marcação, você recebe um arquivo novo e não sabe o que mudou.

Neste artigo você vai ver como ativar o controlar alterações no Word, como aceitar ou rejeitar o que foi sugerido e como fazer o mesmo no Documentos Google.

Para que serve a função Controlar Alterações nos programas de edição de texto?

Inicialmente, a escrita de um texto pode parecer uma tarefa fácil. Contudo, muitos fatores precisam ser levados em conta no processo de escrita: se você domina o texto, quem será o leitor e qual será o meio de publicação, por exemplo.

Uma boa dica ao escrever é sempre solicitar que outra pessoa leia atentamente o seu texto e faça as considerações necessárias para aprimorá-lo.

Assim, cada vez mais na escrita de um documento, seja em artigos acadêmicos ou relatórios empresariais, utiliza-se um recurso conhecido como Controlar Alterações nos softwares de edição de texto, sendo que um dos programas mais populares e conhecidos é o Microsoft Word.

Nele temos a ferramenta *Controlar Alterações,*que é utilizada para fazer revisões, comentários, aceitar ou rejeitar alterações feitas por outras pessoas.

Por que o recurso Controlar Alterações é tão importante?

Sem marcação, revisar é adivinhar. Você envia um capítulo, um relatório ou uma proposta, recebe o arquivo de volta e precisa comparar linha a linha para descobrir o que mudou.

Quando a revisão passa por três pessoas, a comparação custa mais tempo do que a revisão.

Com o recurso ativado, cada alteração fica com autor e data. O que muda no dia a dia de quem escreve em grupo:

• Você enxerga o que foi alterado, e não apenas o resultado.
• Você decide alteração por alteração, aceitando umas e recusando outras.
• A discussão fica no documento, no balão de comentário, em vez de se espalhar por e-mails.

No meio acadêmico, é assim que o orientador devolve o capítulo. Na empresa, é assim que o jurídico devolve o contrato e o gestor devolve o relatório antes da versão final. A lógica é a mesma nos dois: quem escreveu continua dono do texto e mantém a palavra final sobre cada mudança.

Como ativar a ferramenta Controlar Alterações?

Agora vamos aprender a ativar essa funcionalidade em seu documento:

1. Abra o documento do Word que irá utilizar. Após, no Menu horizontal superior, clique em Revisão.

2. Em seguida, aparecerá a opção Controlar Alterações, oferecendo várias opções: todas as marcações, marcação simples, sem marcação ou original. Clique na opção Todas as marcações, conforme mostra a imagem abaixo:

3. Toda vez que o recurso Controlar Alterações estiver ativado, as exclusões serão marcadas de forma destacada no texto, com um risco no que foi excluído:

Os acréscimos textuais aparecem marcados de maneira sublinhadas:

É importante destacar que cada autor fica indicado com uma cor diferente no texto, o que facilita a leitura após as observações de cada um.

4. Conforme a leitura do texto, você poderá destacar ou fazer comentários. Todas as alterações, realizadas por cada um dos autores, aparecem de forma clara destacadas.

5. Todos os comentários aparecem ao lado direito do documento, em balões de comentários. Lembrando que é possível responder o comentário no próprio balão.

6. Para ver todos os comentários do seu documento, clique no menu horizontal superior em Revisão, onde aparecerá a opção Novo Comentário, Excluir, Anterior, Próxima e Mostrar Comentários. Você poderá verificar cada comentário realizado em seu texto e, ao ler, poderá excluir ou deixá-lo para verificar posteriormente.

7. Caso seja necessário, você pode inserir um comentário a qualquer momento no seu documento. Para isso, basta clicar em Novo Comentário – localizado no menu Revisão. Selecione o texto que você deseja comentar e clique em Novo Comentário. Automaticamente abrirá um balão para que você digite o seu texto em forma de comentário. Além disso, ficará uma marcação colorida na região em que você destacou seu texto.

8. Lembre-se: é sempre importante salvar o arquivo para não perder qualquer modificação que tenha realizado no documento.

E no Documentos Google? O modo de sugestões

Quem escreve no Documentos Google tem o equivalente, com outro nome: o modo de sugestões. Em vez de editar direto, você seleciona o trecho e clica em Sugerir edições.

A alteração entra como proposta, com o seu nome, e o dono do arquivo decide. Segundo a central de ajuda do Google, a sugestão só substitui o texto original depois de aprovada.

A diferença prática está em onde o histórico mora. No Word, o registro viaja dentro do arquivo, o que importa quando o documento circula por e-mail ou segue para assinatura. No Documentos Google, o registro mora no arquivo on-line, e quem abre o link vê o estado atual.

Utilize a ferramenta Controlar Alterações para uma escrita colaborativa

O editor de texto Microsoft Word oferece recursos aprimorados para a revisão e edição dos documentos. Neste artigo, apresentamos as funcionalidades básicas para que você veja e utilize em seus documentos as alterações, exclusões, inserções e comentários.

Vale ressaltar que a ferramenta de revisão é um recurso interessante para um processo colaborativo de construção do texto.

Além disso, quando escrevemos, temos vícios de linguagem que muitas vezes não percebemos, mas quando outra pessoa lê o seu texto e te indica, é possível aprimorar sua escrita. A importância da escrita colaborativa reside nesse ponto, receber apontamentos sobre os pontos que você precisa avançar, sejam eles conteúdo, coerência, coesão, estética, ortografia, gramática e/ou semântica.

Caso ainda tenha dúvidas, vale a pena conferir o tutorial que o próprio suporte da Microsoft disponibiliza para os usuários.

Perguntas frequentes

Como ativar o controlar alterações no Word?

No menu Revisão, clique em Controlar Alterações. A partir daí toda edição fica registrada. Para ver tudo o que foi mexido, escolha a exibição Todas as marcações.

Como aceitar ou rejeitar as alterações?

Ainda no menu Revisão, use Aceitar ou Rejeitar. Dá para decidir uma a uma ou aplicar a todas de uma vez. Aceitar tudo sem ler é o caminho mais curto para publicar uma frase que ninguém conferiu.

Dá para saber quem fez cada alteração?

Sim. Cada pessoa aparece numa cor, e a marcação mostra o nome de quem alterou e a data. Esse nome vem do cadastro do Word de cada computador, então vale conferir se o seu está preenchido antes de mandar o arquivo.

Como esconder as marcações para ler o texto limpo?

Troque a exibição para Marcação simples ou Sem marcação, no menu Revisão. O registro continua guardado; some apenas da tela.

Existe controlar alterações no Documentos Google?

Existe, com o nome de modo de sugestões. Você seleciona o trecho, clica em Sugerir edições, e a mudança entra como proposta até o dono do arquivo aceitar.